Sepanjang karir saya di industri asuransi, saya sering berpindah perusahaan. Setidaknya saya pernah bekerja di 8 perusahaan. Karena sering pindah kerja saya dijuluki kutu loncat. Loncat ke peluang yang lebih baik tentunya. Saking seringnya ganti bendera perusahaan, tak heran setiap kali bertemu orang, pertanyaan pertama yang dilontarkan adalah :”masih kerja di perusahaan X?’ atau “sekarang kerja di mana?”. Yah begitulah nasib orang yang laku di pasar kerja.
Saya pernah bekerja di perusahaan milik perorangan, milik sebuah grup besar, perusahaan yang grupnya utamanya memang berbisnis asuransi, perusahaan asing Asia, perusahaan asing Eropa dan perusahaan asing rasa lokal. Dari sekian banyak perusahaan yang pernah saya labuhi, hanya sedikit yang menerapkan manajemen pengetahuan. Sebagian besar atau hampir semua tidak memiliki manajemen pengetahuan.
Apa itu manajemen pengetahuan? Dalam konteks organisasi pembelajar, manajemen pengetahuan dapat dilihat sebagai faktor kunci keberhasilan. Manajemen pengetahuan itu sendiri dapat didefinisikan sebagai langkah sistematis untuk mengelola pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan nilai-nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Hal-hal penting di sini termasuk proses menemukan, memilih, mengatur, memfilter, dan menyebarluaskan informasi sedemikian rupa sehingga semua anggota organisasi dapat memanfaatkan dan melembagakan informasi menjadi modal manusia untuk organisasi. Oleh karena itu, manajemen pengetahuan membutuhkan lingkungan belajar, proses berbagi pengetahuan, dan kegiatan penyebaran pengetahuan.
Secara ringkas, manajemen pengetahuan dalam organisasi adalah upaya perusahaan menyeleksi, menyerap, menyimpan, mengelola dan menyebarkan pengetahuan dalam sebuah organisasi. Perusahaan akan memiliki pengetahuan, mempertahankan, menyimpannya dan membuka tidak peduli apabila sumbernya tidak ada atau bahkan ketika aset fisik perusahaan musnah. Sebagai ilustrasi sederhana, jika karyawan perusahaan sudah tidak di perusahaan lagi entah karena mengundurkan diri, meninggal, berhalangan tetap atau pensiun, pengetahuan yang dimilikinya tetap berada atau disimpan oleh perusahaan. Contoh lain adalah bila terjadi perisitiwa bencana seperti gempa, banjir, erupsi gunung berapi, tanah longsor, tsunami atau peristiwa bencana besar lainnya yang meluluh lantakkan aset fisik perusahaan, semua pengetahuan yang dipunyai perusahaan selamat dan dapat diambil untuk kepentingan perusahaan. Data sebagai contoh kecil. Data selalu diback up dan disimpan di tempat terpisah dari kantor perusahaan. Sewaktu-waktu dibutuhkan, data tersebut dapat diakses perusahaan. Bahkan ekstrimnya, ketika sumber daya fisik perusahaan hancur, semua pengetahuan perusahaan dapat dipulihkan kembali.
Kembali ke pengalaman saya bekerja di perusahaan asuransi. Saya pernah bekerja di salah satu perusahaan asuransi asing terbesar di dunia yang memiliki kantor di Indonesia. Perusahaan ini telah menerapkan manajemen pengetahuan. Semua pengetahuan penting terkait proses inti tersimpan dengan baik. Penyimpanannya pun sangat sistematis dan terstruktur. Perusahaan mengatur ketat siapa bisa mengakses pengetahuan apa. Tidak sembarang orang bisa mengakses informasi perusahaan. Pengetahuan ini tersimpan dalam sistem informasi perusahaan dan tidak dapat disalin (copy) atau disimpan di luar komputer perusahaan. Aturan mengenai manajemen pengetahuan ini sangatlah ketat.
Keuntungan utama bagi perusahaan yang menerapkan manajemen pengetahuan adalah pengetahuan terjaga dan terpelihara serta dapat disebarkan sesuai kepentingan dan tujuan perusahaan.
Karyawan di bagian underwriting dan reasuransi, hanya dapat melihat dokumen terkait underwriting dan reasuransi. Semua hal yang terkait dengan pengetahuan telah terintegrasi dalam sistem informasi perusahaan. Karyawan dapat melihat dan memesan webinar (gratis) yang disediakan oleh kantor pusat yang dapat diakses melalui intranet. Semua pedoman (guideline), peraturan dan informasi penting ada di intranet. Setidaknya setahun sekali karyawan harus membaca nilai-nilai dasar perusahaan melalui intranet. Kemudian karyawan menjawab pertanyaan. Ada nilai minimal karyawan dianggap paham dan dinyatakan lulus. Bukti kelulusan berupa sertifikat elektronik dikirim ke HRD.
Sisi lain dari manajemen pengetahuan, semua hasil kerja karyawan dan pengetahuan yang diperolehnya atau dibuat selama bekerja di perusahaan itu akan menjadi hak milik dan disimpan perusahaan.
Seandainya saja, industri perasuransian Indonesia memiliki sistem manajemen pengetahuan, efeknya akan sangat luar biasa bagi insan perasuransian. Mungkin ini adalah salah satu bentuk revolusi di industri perasuransian Indonesia. Sebuah warisan bagi generasi selanjutnya. Bayangkan, insan perasuransian dapat belajar mandiri tentang underwriting, reasuransi, klaim, risk management atau yang lain. Bagaimana kalau insan perasuransian yang junior dapat mengakses kumpulan pengalaman para seniornya? Misalnya orang ingin tahu cara perhitungan MMBR (modal minimum berbasis risiko) atau ingin melihat video sesi pelatihan pakar asuransi. Konsultasi dan diskusi dapat dilakukan melalui sistem manajemen pengetahuan. Pengetahuan menjadi terbuka dan mudah diakses. Dahsyat kan?
